Plan de Trabajo de Oakberry

Introducción

Oakberry ha construido una marca global alrededor de un concepto claro: productos saludables, consistentes y replicables en cualquier sucursal.

Para sostener ese estándar en la Cancún + Riviera Maya, el siguiente paso natural es contar con un sistema que piense la operación diaria: inventarios, personal y sucursales conectados en un mismo tablero.

El objetivo de este proyecto es que Fagner y su equipo puedan ver el negocio completo en una sola pantalla, con información confiable para decidir rápido: qué comprar, cuánto producir, cómo programar al personal y dónde se está ganando o perdiendo dinero. 

Síntesis de la situación actual

Hoy la prioridad de Oakberry en Cancún + Riviera Maya es mantener la experiencia de marca y seguir creciendo con nuevas sucursales. Sin embargo, el control de inventarios y la gestión del personal se vuelven cada vez más complejos a medida que aumenta el volumen de ventas, las promociones y la rotación de colaboradores.

La información existe, pero está dispersa entre diferentes módulos, hojas de cálculo y reportes por sucursal. Esto dificulta responder preguntas clave como:

• ¿Qué sucursal está controlando mejor su merma?

• ¿Qué productos se agotan primero y dónde?

• ¿Cómo se comporta el costo de personal contra las ventas por tienda?

Problema según el cliente

“Necesitamos control de inventarios y gestión del personal en todas las sucursales, desde un solo lugar, para tomar decisiones con datos, no con percepciones.”

Fagner Franco
Oakberry Cancún + Riviera Maya

En términos prácticos, esto implica: reducir mermas, evitar quiebres de stock, asegurar que las promociones y programas de lealtad estén correctamente reflejados en inventario, y tener claridad sobre asistencia, horarios, desempeño y nómina del personal por sucursal.

Análisis de la problemática

La operación creció más rápido que el sistema de información; hoy falta un Sistema Operativo Empresarial que conecte inventarios y recursos humanos en todas las sucursales, con reglas claras y un tablero único para decidir.

Objetivo de la intervención

Diseñar, implementar y operar un Tablero de Panel Empresarial para Oakberry Cancun + Riviera Maya que:

• Integre los procesos de inventarios (ventas internas, compras, stock, calidad, mantenimiento) y recursos humanos (empleados, planes de trabajo, evaluaciones, asistencia, nómina y vacaciones) en un solo sistema.

• Permita a socios y gerentes ver, en tiempo real por sucursal: ventas internas, consumo, merma, rotación de inventario, costo de personal, cumplimiento de horarios y tareas.

• Escale fácilmente a nuevas sucursales sin perder orden ni control.

Este objetivo se materializa en dos fases: 

• Diseño e Implementación del Panel. 
• Gestión y Soporte Técnico.

Enfoque general del proyecto

Enfoque integral inventarios + recursos humanos

• Se diseña un solo modelo de información que conecta salidas de producto, reabastecimientos, calidad, mantenimiento y gestión de personal.

• Beneficio: visión completa por sucursal y por cadena; decisiones basadas en datos cruzados (ej. ventas vs. costo de personal vs. merma).

Demo Oakberry Almacén y RH   Demo abierto hasta el 11 Diciembre 2025

Fase 1: Diseño e Implementación del Panel

Duración estimada: 3 meses.

Alcance

Diseño y puesta en marcha de un Tablero de Gestión Empresarial Oakberry  Cancún + Riviera Maya, con dos grandes bloques:

1. Bloque de Inventarios y Operación por Sucursal

   Basado en las aplicaciones de la plataforma orientadas a cadena de suministro:

   • Ventas

     • Salida de productos desde matriz y almacenes a sucursales.

     • Control de promociones, programas de lealtad y tarjetas de regalo.

     • Indicadores: ventas Internas por sucursal, ticket promedio, redención de promociones, impacto en inventario.

   • Compras / Reabastecimiento

     • Solicitudes de producto desde cada sucursal hacia matriz.

     • Flujo estandarizado de solicitudes, aprobación y despacho.

     • Indicadores: tiempos de reabastecimiento, productos de alta rotación, cumplimiento de surtido.

   • Inventario

     • Configuración de almacenes, ubicaciones y productos por sucursal.

     • Reglas de stock mínimo, alertas de quiebre y rotación.

     • Indicadores: rotación de inventario, días de cobertura, merma estimada.

   • Calidad

     • Controles de calidad por lotes, recepción de producto y auditorías por sucursal.

     • Registro de incidencias (temperatura, producto maltratado, etc.).

     • Indicadores: no conformidades por proveedor o sucursal, impacto en merma.

   • Mantenimiento

     • Gestión de mantenimiento de activos por sucursal (congeladores, equipos de refrigeración, mobiliario clave, etc).

     • Mantenimiento preventivo y correctivo con responsables y fechas.

     • Indicadores: incidencias por equipo, tiempo fuera de servicio, impacto en operación.

2. Bloque de Recursos Humanos por Sucursal

   Basado en las aplicaciones de recursos humanos y servicios:

   • Empleados

     • Expediente digital por colaborador: datos generales, sucursal, puesto, fecha de ingreso.

     • Visión clara de la plantilla por sucursal y tipo de contrato.

   • Planificación (turnos y horarios)

     • Diseño de roles y horarios por sucursal.

     • Asignación de turnos, cobertura de horarios pico y control de plantillas.

   • Asistencias

     • Registro de entradas y salidas por colaborador, por sucursal.

     • Detección de retardos, ausencias y horas extra.

   • Nómina

     • Integración de incidencias (asistencias, faltas, vacaciones) para generar prenómina.

     • Control de costos de personal por sucursal y por puesto.

   • Vacaciones / Ausencias

     • Solicitudes, aprobación y saldos de vacaciones.

     • Registro de incapacidades y permisos.

   • Evaluaciones

     • Definición de criterios de desempeño por rol (ej. atención al cliente, limpieza, productividad, cumplimiento de procesos).

     • Evaluaciones periódicas conectadas con decisiones de capacitación y reconocimiento.

   • Proyectos (Estándares de trabajo)

     • Uso de proyectos para documentar y gestionar estándares de trabajo (recetas operativas, protocolos de apertura/cierre, procesos de limpieza, etc.).

     • Seguimiento de tareas de mejora continua por sucursal.

Actividades principales

• Diagnóstico inicial de procesos de inventario y recursos humanos por sucursal.

• Diseño del Sistema Operativo Oakberry Cancún + Riviera Maya (mapa de procesos, reglas de negocio, roles y permisos)

• Configuración de las aplicaciones de ventas Internas, compras, inventario, calidad, mantenimiento, empleados, planificación, asistencias, nómina, vacaciones, evaluaciones y proyectos según los procesos definidos.

• Diseño del Panel de Gestión con vistas específicas para:

  • Socios/gerencia (visión global cadena).

  • Matriz / almacén central.

  • Cada sucursal.

  • Área de recursos humanos.

• Pruebas, ajustes y arranque controlado (por etapas o por sucursal, según se defina en la reunión de Kick - Off).

• Capacitación a usuarios clave..

• Documentación básica de procesos y uso del tablero.

Fase 2: Gestión y Soporte Técnico

Alcance

Una vez que el panel está funcionando, el valor se protege y se multiplica a través de la gestión continua:

• Acompañamiento periódico (ej. sesiones quincenales o mensuales) para revisar indicadores de inventario, RH y desempeño por sucursal.

• Ajustes funcionales en procesos, flujos y vistas del tablero conforme la operación real evoluciona (nuevas promociones, aperturas, cambios en estructura de personal).

• Soporte funcional a usuarios clave ante dudas o incidentes de operación.

• Propuestas de mejora continua enfocadas en:

  • Reducción de merma.

  • Mejora del nivel de servicio en sucursal.

  • Optimización de costos de personal vs. ventas.

• Monitoreo del cumplimiento del Sistema Operativo Empresarial (uso correcto de movimientos, registro de asistencias, cierre de tareas de mantenimiento y calidad).

Presupuesto

El presupuesto que se muestra a continuación es anual, con pagos mensuales, los montos es más impuestos.

Cotización

Términos y Condiciones

Promesa de servicio

Nuestra promesa con Oakberry Riviera Maya es clara:

Entregar un Sistema Operativo Empresarial que convierta cada sucursal en una unidad ordenada, medible y escalable, donde el inventario, el personal y los resultados estén conectados en un solo tablero, para que las decisiones de Fagner y sus socios se tomen con datos, no con suposiciones.

Con este proyecto, Oakberry obtiene:

• Más orden: procesos claros para inventarios y recursos humanos en todas las sucursales.

• Más control: indicadores en tiempo real y trazabilidad completa de movimientos.

• Más capacidad de crecimiento: cada nueva sucursal se integra al sistema bajo las mismas reglas y estándares, sin perder visibilidad ni rentabilidad.